蘭衛(wèi)法發(fā)〔2013〕287號(hào)
各縣、區(qū)衛(wèi)生局，蘭州新區(qū)衛(wèi)生局，市衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所：
現(xiàn)將《蘭州市衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案管理基本要求》印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
蘭州市衛(wèi)生局
2013年6月20日
蘭州市衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案管理基本要求
衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案管理是衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管服務(wù)工作的重要內(nèi)容，為加強(qiáng)和規(guī)范衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案管理，做好相關(guān)檔案資料的立卷歸檔和利用服務(wù)工作，進(jìn)一步促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，結(jié)合我市實(shí)際，特制定蘭州市衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案管理基本要求。
一、歸檔范圍
衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案資料是衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管服務(wù)工作真實(shí)具體的原始性記錄，凡在衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管服務(wù)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料及相關(guān)的圖表、聲像、電子文件等各種載體均需歸檔。
二、檔案管理職責(zé)
衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管員負(fù)責(zé)本站衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案資料的收集、整理、立卷、保管、移交工作。按照檔案管理基本要求進(jìn)行分類(lèi)歸檔，集中統(tǒng)一管理，確保各項(xiàng)檔案資料都能及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地歸檔保存。
三、檔案分類(lèi)及內(nèi)容
（一)檔案分類(lèi)：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案資料應(yīng)按上級(jí)文件、計(jì)劃總結(jié)、會(huì)議記錄、投訴舉報(bào)、轉(zhuǎn)交案件、宣傳培訓(xùn)、年度報(bào)表、被監(jiān)督單位本底資料、管理相對(duì)人監(jiān)督檔案等項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)歸檔。
（二)檔案內(nèi)容：
1.上級(jí)文件：上級(jí)衛(wèi)生行政部門(mén)和衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)下發(fā)的文件。
2.計(jì)劃總結(jié)：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管站年度工作計(jì)劃、總結(jié)、情況匯報(bào)、檢查安排、其他專(zhuān)項(xiàng)工作小結(jié)及圖片資料等。
3.會(huì)議記錄：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管站召開(kāi)或參加的各類(lèi)工作會(huì)議記錄。
4.投訴舉報(bào)：群眾投訴舉報(bào)的受理和查處結(jié)果記錄。
5.轉(zhuǎn)交案件：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管站向縣區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)交案件的信息登記以及處理結(jié)果。
6.宣傳培訓(xùn)：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管站開(kāi)展衛(wèi)生法律法規(guī)宣傳活動(dòng)的計(jì)劃、總結(jié)、宣傳資料，工作記錄及圖片影像資料；參加市、縣區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)組織的培訓(xùn)活動(dòng)課件、學(xué)習(xí)筆記，衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管站對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管員及信息員開(kāi)展協(xié)管業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)的計(jì)劃、通知、課件、簽到冊(cè)、試卷及圖片資料等。
7.年度報(bào)表：每年給上級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)報(bào)送的衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管工作信息匯總表及基層簡(jiǎn)報(bào)。
8.被監(jiān)督單位本底資料：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管轄區(qū)單位名冊(cè)明細(xì)。
9.管理相對(duì)人監(jiān)督檔案：按照職業(yè)衛(wèi)生、公共場(chǎng)所衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生、飲用水衛(wèi)生、放射衛(wèi)生和醫(yī)療機(jī)構(gòu)六種類(lèi)別進(jìn)行劃分，并做到一戶(hù)一檔。每戶(hù)管理相對(duì)人監(jiān)督檔案中應(yīng)包含：被監(jiān)督單位基本信息、經(jīng)常性衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管巡查情況,舉報(bào)投訴及案件查處情況,從業(yè)人員衛(wèi)生知識(shí)培訓(xùn)與健康檢查情況等（見(jiàn)附件3)。
四、檔案管理基本要求
（一)立卷歸檔要求
衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案管理應(yīng)遵循文件資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，區(qū)別不同價(jià)值，以有利于保持有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、便于利用為原則，進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
1.檔案要求以衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管站為單位使用統(tǒng)一的檔案盒（袋)和檔案封面。
2.檔案盒封面統(tǒng)一貼印橫標(biāo)簽，標(biāo)簽使用黑體字電腦打印，檔案?jìng)?cè)面有同樣字體的豎標(biāo)簽（見(jiàn)附件1)。
3.檔案案卷由“卷盒（袋)—卷內(nèi)目錄—檔案材料—封底”組成。
4.歸檔的文字材料一律用A4 紙制作�？捎盟{(lán)黑或黑色簽字筆書(shū)寫(xiě)，也可打印。要求字跡工整清晰、頁(yè)面整潔、不得涂改、勾劃，對(duì)破損的文字材料應(yīng)托裱、復(fù)制或做其他技術(shù)處理。
5.歸檔的影像視聽(tīng)資料要附上必要的文字說(shuō)明。
6.管理相對(duì)人監(jiān)督檔案應(yīng)按照蘭州市衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管被監(jiān)督單位檔案目錄（見(jiàn)附件3)的內(nèi)容要求收集相關(guān)資料，進(jìn)行分類(lèi)整理、統(tǒng)一制作封面及編寫(xiě)卷內(nèi)目錄（見(jiàn)附件2、3)后歸檔保存，并建立相應(yīng)的電子文件目錄（按Excel格式填寫(xiě))。
7.各類(lèi)衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管服務(wù)工作記錄，自記錄形成之日起五個(gè)工作日內(nèi)歸檔保存，年度工作資料應(yīng)按規(guī)定在年度工作結(jié)束后形成卷宗。
8.隨文件材料產(chǎn)生的電子檔案，按照紙制文件及其電子版本同步整理的規(guī)范要求，及時(shí)整理、立卷。
（二)檔案保管
1.所有檔案必須專(zhuān)柜存放，入框上架，科學(xué)排列，便于查找。
2.認(rèn)真做好文件檔案防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防陽(yáng)光直射的“八防”工作，要定期檢查、核對(duì)檔案資料，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告、處理，確保文件檔案資料的完整與安全。
3.衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管員應(yīng)加強(qiáng)檔案保密管理，遵守保密原則及制度，嚴(yán)禁將檔案內(nèi)容向無(wú)關(guān)人員擴(kuò)散。非因工作需要，他人不得查閱及借閱衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案。
